• English
  • English
  • Bài viết

    Phần mềm HRM là gì? 6 bước thiết kế phần mềm HRM cho doanh nghiệp

    By Lap Nguyen on Tháng Hai 10, 2023

    Phần mềm HRM hay thiết kế phần mềm HRM luôn là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Áp dụng số hoá, công nghệ hoá vào việc quản lý vận hành doanh nghiệp chính là bước đi quan trọng để phát triển trong tương lai. HRM khi được thiết kế chính xác sẽ đảm đương khối lượng công việc rất lớn, giúp quản lý và đánh giá nhân sự chính xác, là “kim chỉ nam” trong việc phát triển doanh nghiệp. 

    Thiết kế phần mềm HRM bao gồm 6 bước cơ bản, tuy nhiên công dụng đến đâu còn phụ thuộc rất nhiều vào người thiết kế và bước xác định mục tiêu của phần mềm. 

    Tìm hiểu về thiết kế phần mềm HRM 

    thiet-ke-phan-mem-hrm

    HRM là gì? Thiết kế phần mềm HRM có thực sự quan trọng với doanh nghiệp? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu câu trả lời ngay trong đoạn thông tin dưới đây: 

    Thiết kế phần mềm HRM là gì? 

    Phần mềm HRM là viết tắt của Human Resource Management, tức Quản trị nguồn nhân lực. Vì vậy, thiết kế phần mềm HRM chính là xây dựng ứng dụng có khả năng quản trị nguồn nhân lực, từ xây dựng, phát triển cho đến các hoạt động đánh giá chi tiết nhằm thúc đẩy nhân lực chất lượng cao, tăng hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp. 

    Nhân lực là cốt lõi, vì thế mà thiết kế phần mềm HRM cũng được coi là nhiệm vụ trọng tâm, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của một doanh nghiệp. Ngày càng có nhiều công ty, nhà quản lý ứng dụng thành công HRM vào quy trình quản lý, từ đó đưa ra những chính sách hỗ trợ và phát triển nhân sự đúng đắn. 

    Tại sao doanh nghiệp cần thiết kế phần mềm HRM? 

    • Quản lý hồ sơ nhân sự khoa học: Chức năng cơ bản nhất khi thiết kế một phần mềm HRM chính là quản lý và lưu trữ thông tin, cụ thể là thông tin nhân sự. Từ phần mềm có thể dễ dàng tra cứu toàn bộ thông tin liên quan đến nhân sự như ngày vào làm, mức lương thưởng, chế độ đãi ngộ, kinh nghiệm làm việc, những cam kết của người lao động với doanh nghiệp,...Với cách sắp xếp thông tin khoa học, khả năng lưu trữ cực khủng, HRM khiến việc tìm kiếm, tra cứu thông tin nhân sự trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết.
    • Thực hiện công tác tính lương, chấm công đơn giản: Ngoài việc lưu trữ thông tin, phần mềm CRM còn có khả năng kiểm kê chính xác ngày làm việc, ngày phép hay chế độ thai sản của nhân sự. So với phương pháp chấm công truyền thống, CRM có độ chính xác cao, tránh tình trạng nhầm lẫn đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn. Ngoài ra, hệ thống tính toán lương tự động dựa trên ngày đi làm của HRM cũng được kết hợp đồng bộ, tiết kiệm thời gian, thông tin minh bạch, mang đến hiệu quả cao. 
    • Đánh giá nhân sự chính xác: Tính năng ưu việt nhất của phần mềm HRM chính là khả năng đánh giá nhân sự chính xác. Thay vì dựa trên cảm quan hay thái độ, người quản lý thông qua phần mềm HRM đo lường được chính xác hiệu quả làm việc, KPI của từng nhân sự, tổng hợp thành biểu đồ chi tiết. Từ đó dễ dàng đưa ra quyết định thay đổi hoặc bổ túc nhân sự khi cần thiết. 

    Thiết kế phần mềm HRM với các tính năng cơ bản 

    • Thông tin ứng viên: Như đã nói, chức năng cơ bản của phần mềm HRM chính là lưu trữ thông tin người lao động. Vì vậy, toàn bộ các thông tin cơ bản như họ tên đầy đủ, năm sinh, bằng cấp, quê quán, số chứng minh nhân dân, số điện thoại, email cá nhân, quan hệ gia đình, số tài khoản ngân hàng,... đều cần được lưu trũ đầy đủ. 
    • Hồ sơ đào tạo: Ngoài ra, thông tin về hồ sơ đào tạo của mỗi nhân viên cũng cần được cập nhật và bổ sung đầy đủ trên HRM. Đây là nguồn tin quan trọng giúp cho quản lý có khả năng đánh giá và sắp xếp vị trí phù hợp. Ngay cả trong trường hợp nhân viên xin thôi việc, thông tin đào tạo từ HRM cũng được lưu trữ cẩn thẩn về các điều khoản ràng buộc. 
    • Hợp đồng lao động: Hợp đồng lao động đối với từng cấp bậc người lao động sẽ được lưu trữ trên HRM, sẵn sàng tra cứu và thay đổi khi cần thiết. 
    • Chế độ khen thưởng - kỷ luật: Bao gồm toàn bộ những điều lệ của công ty được ban hành và áp dụng công khai với toàn thể nhân viên. Đây là căn cứ quan trọng để đánh giá thành tích, kỷ luật của nhân viên trong suốt quá trình gắn bó với doanh nghiệp. 
    • Bảo hiểm xã hội - bảo hiểm y tế: Tính năng cơ bản này giúp doanh nghiệp quản lý quy trình đóng bảo hiểm của người lao động. Dựa vào đây có thể quyết định đến quy trình tính phụ cấp và các hỗ trợ liên quan. 

    6 bước chi tiết thiết kế phần mềm HRM 

    thiet-ke-phan-mem-hrm

    Dưới đây là 6 bước chi tiết chuẩn bị cho thiết kế phần mềm HRM không nên bỏ qua: 

    Bước 1: Xây dựng chi tiết và mục tiêu cho phần mềm HRM 

    Doanh nghiệp trước khi tiến hành xây dựng và thiết kế phần mềm HRM cần xác định trong công tác quản lý nhân sự mình cần gì và muốn gì. Tuỳ theo chiến lược phát triển của công ty trong từng thời điểm sẽ có những định hướng khác nhau. Ví dụ như ở giai đoạn mở rộng thị trường, phần nềm HRM cần đảm nhận tốt chức năng tuyển dụng và phát triển nhân lực nhân sự, bên cạnh những nhiệm vụ cơ bản là lưu trữ thông tin và đánh giá nguồn lực. 

    Bước 2: Hỗ trợ cơ cấu tổ chức công ty được hoàn thiện 

    Cơ cấu tổ chức công ty chính là giá trị cốt lõi mà khi thiết kế phần mềm HRM cần đặc biệt lưu ý. Với quy mô doanh nghiệp nhỏ, ít người, HRM cần đảm bảo tạo cấu trúc phẳng, chia đều đầu việc cho toàn bộ nhân sự. Với quy mô doanh nghiệp lớn, đòi hỏi tính chuyên môn hoá cao, phần mềm HRM cần đảm bảo tiêu chí quản lý phân cấp, giúp phân chia từng đầu việc đúng với khả năng và chức vụ của nhân sự. 

    Bước 3: Đưa ra bản mô tả chi tiết về các chức năng quản lý nhân sự 

    thiet-ke-phan-mem-hrm

    Sau khi đã xác định được đầy đủ nhu cầu và những chức năng cần thiết của phần mềm HRM, bước tiếp theo cần làm chính là xây dựng bản mô tả hoàn chỉnh cho những chức năng ấy. Trong đó cần vạch ra cụ thể những nội dung đưa vào và các thông tin được đưa ra là gì, có tác dụng gì cho quản lý doanh nghiệp. Bản mô tả càng chi tiết, người quản lý càng hình dung được chính xác hiệu quả HRM khi đi vào hoạt động. Chính điều này cũng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý của các nhà quản trị. 

    Bước 4: Thiết kế phần mềm HRM 

    Khi thông tin đã được tập hợp đầy đủ, đây chính là thời điểm thích hợp để “bắt tay” vào thiết kế phần mềm HRM. Tuỳ vào ngân sách và năng lực nhân sự, doanh nghiệp có thể tự mình thiết kế thông qua đội ngũ IT hoặc thuê outsource bên ngoài. 

    Bước 5: Triển khai test và sử dụng trong hoạt động quản lý nhân sự 

    Phần mềm HRM sau khi được thiết kế hoàn thiện nên được test trước trong một bộ phận nhỏ để kiểm tra lỗi và đánh giá lại toàn bộ. Sau khi phần mềm được thiết kế hoàn chỉnh, quản lý sẽ áp dụng sử dụng đến toàn bộ nhân sự trong công ty. Tuy nhiên trước đó cần có buổi đào tạo để phổ cập các kiến thức cơ bản khi sử dụng phần mềm. 

    Bước 6: Đánh giá, hiệu chỉnh khi cần thiết 

    Dù đã được test trước đó nhưng khi đi vào hoạt động với quy mô nhân sự rộng lớn, phần mềm HRM sẽ rất dễ mắc phải những lỗi nhỏ hoặc có những chức năng chưa hợp lý. Đó là lý do vì sao mà việc quan sát vận hành rất quan trọng. Trong khoảng 6 tháng từ ngày áp dụng, cần có một đội ngũ quan sát tính khả quan của phần mềm HRM, từ đó đưa ra những đánh giá điều chỉnh khi cần. 

    Tóm lại 

    Thiết kế phần mềm HRM đóng một vai trò rất lớn trong công tác quản lý nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Tiết kiệm sức người, thời gian tổng hợp thông tin nhanh chóng và đánh giá nhân sự chính xác là những ưu điểm vượt trội mà HRM mang đến cho mỗi doanh nghiệp.

    phone-handsetphonecrossmenu